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Perché e come organizzare eventi virtuali in WordPress

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Con le restrizioni mondiali sulle riunioni di persone, gli organizzatori di eventi hanno compiuto sforzi per spostare le loro riunioni, incontri sociali e lezioni su Internet. Le principali piattaforme di riunioni online Google, Microsoft e Zoom hanno risposto con un'ondata di nuove funzionalità e riduzioni di prezzo per conquistare questi nuovi clienti, sebbene ciascuno di essi abbia un obiettivo diverso.

Google Meet gestisce Gmail di Google, Microsoft Teams è diventata l'opzione aziendale, mentre Zoom è stato adottato praticamente da tutti. Ma non devi solo utilizzare un servizio di terze parti: hai anche la possibilità di utilizzare il tuo sito web.

I plugin del calendario degli eventi di WordPress hanno iniziato a rispondere a questa nuova nicchia. Innanzitutto, caratterizzeremo alcune delle sfide uniche dello spostamento di eventi su Internet, quindi approfondiremo quattro buone opzioni che puoi utilizzare per organizzare i tuoi eventi sul Web.

Ma prima, se non hai mai installato WordPress, scopri Come installare un blog Wordpress passi 7 et Come trovare, installare e attivare un tema WordPress sul tuo blog.

Quindi, tornando al perché siamo qui.

Sfide degli eventi in Internet

Gli eventi presentano una serie di sfide. Ma quando pianifichi e gestisci un evento online, ce ne sono alcuni che dovresti tenere a mente.

Fuso orario

Quando si pianifica un evento in un luogo fisico, l'ora è sempre locale. Il concerto inizia alle 20:XNUMX a Seattle, ovunque tu sia nel mondo.

Le cose si complicano online. Una riunione Zoom può essere a New York City, ma i partecipanti a Londra e Hong Kong devono sapere quando partecipare. Peggio ancora, il tuo organizzatore di eventi potrebbe essere in Nuova Zelanda, a pianificare eventi a Buenos Aires per i partecipanti a Città del Capo. Ogni calendario di eventi online dovrebbe riguardare l'area del fuso orario.

Dov'è il collegamento?

Tutte le piattaforme per riunioni online funzionano generando un collegamento da inviare ai partecipanti alla riunione. Fanno clic sul collegamento per unirsi a lei. Invariabilmente non tutti lo capiscono, il collegamento potrebbe essere stato modificato all'ultimo minuto o l'invito potrebbe essere sepolto nella tua casella di posta indesiderata.

Le preoccupazioni per la sicurezza di Zoom hanno insegnato agli organizzatori a stare attenti ai legami. Devono essere consegnati in modo sicuro e affidabile solo ai partecipanti confermati.

Mescolare e abbinare

Alcuni eventi sono puramente online. Alcuni sono faccia a faccia. Alcuni sono eventi ibridi in cui le persone possono partecipare a una lezione faccia a faccia o connettersi online. Ancora altri eventi possono essere faccia a faccia, ma con un live streaming online.

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Un calendario degli eventi dovrebbe combinare perfettamente questi scenari, in modo che i flussi di registrazione corrispondano al caso d'uso. Ad esempio, i partecipanti faccia a faccia non dovrebbero ricevere un link di invito e i partecipanti online non dovrebbero ricevere biglietti scansionabili.

Gli meilleurs Plugin del calendario degli eventi di WordPress

Ecco quattro calendari degli eventi che hanno come target le funzionalità per affrontare questi punti. Abbiamo provato tutte le funzionalità e verificato che siano pronte per la tua applicazione.

EventAgent.ai

Appena rilasciato e completamente nativo, EventAgent.ai offre la migliore esperienza complessiva tra questi calendari. Sebbene la sua caratteristica distintiva sia il marketing AI basato sui dati per la promozione automatizzata di eventi, offre anche diverse funzionalità avanzate e ibride per eventi online.

EventAgent.ai

Il calendario EventAgent.ai rileva il fuso orario del visitatore e sposta gli eventi online nell'ora locale. Questi eventi sono chiaramente segnalati da tutti i punti di vista. Gli eventi che richiedono la presenza fisica vengono visualizzati nel fuso orario della località.

EventAgent.ai

Ciò riduce al minimo gli errori di pianificazione. Un newyorkese in visita a Seattle potrà presentarsi allo yoga club alle 7 del mattino. Se resta a casa, alle 11 del mattino. 

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Il protocollo di sicurezza consigliato da Zoom è quello di implementare una sala d'attesa Zoom. Questa è una lobby virtuale in cui l'host di Zoom controlla personalmente i partecipanti all'arrivo. Questo è molto complicato per host o fornitori di servizi che necessitano di un addetto alla reception aggiuntivo nella hall per controllare i partecipanti mentre entrano nella hall.

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EventAgent.ai offre un controllo rigoroso al momento della registrazione, in modo che non diventi un collo di bottiglia. Un evento può essere impostato su Moderato, che ritarderà la conferma fino a quando l'organizzatore non approva il partecipante.

EventAgent.ai fornisce una serie completa di strumenti di moderazione, comprese risposte personalizzate al modulo di registrazione, note sui partecipanti e il loro record di presenze precedente, utili anche per controllare i prerequisiti del corso.

EventAgent.ai

EventAgent.ai gestisce le istruzioni di arrivo in modo diverso tra eventi faccia a faccia e online. I partecipanti faccia a faccia ricevono un'e-mail con le istruzioni per la guida e l'arrivo 24 ore prima dell'orario di partenza. Online, gli host spesso cambiano l'URL di invito poche ore prima dell'evento e i partecipanti arrivano ai loro computer con 5 minuti di anticipo.

I partecipanti online non ricevono un promemoria di guida, ma il link arriverà nelle loro caselle di posta 30 minuti prima dell'orario di partenza. Ciò facilita notevolmente la partecipazione.

EventAgent.ai adatta l'esperienza di registrazione al tipo di evento. I partecipanti agli eventi faccia a faccia hanno biglietti digitali scannable sui telefoni che presentano alla porta, mentre i partecipanti in linea vengono automaticamente registrati quando si uniscono alla riunione Zoom. 

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Infine, EventAgent.ai fornisce una vera sincronizzazione bidirezionale con Zoom. Modifica l'ora di un evento e gli aggiornamenti della riunione Zoom associati verranno aggiornati automaticamente. Se il collegamento di invito cambia, il nuovo collegamento viene inviato automaticamente ai partecipanti. Se la riunione viene eliminata accidentalmente in Zoom, EventAgent.ai la recupererà se l'evento va come pianificato.

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Il calendario degli eventi

Il calendario degli eventi è il plug-in per eventi di WordPress più installato ed è un elemento perenne nelle prime 10 liste. È supportato da un impressionante catalogo di componenti aggiuntivi che lo rendono molto flessibile.

Il Calendario degli eventi

Il calendario degli eventi: eventi virtuali è un modulo rilasciato di recente per l'organizzazione di eventi online. Una volta installato, aggiunge la seguente sezione all'editor degli eventi.

Il calendario degli eventi

Gli eventi virtuali possono connettersi a un account Zoom che consente loro di creare collegamenti Zoom dall'editor di eventi. Quando salvi questo evento, crea una riunione corrispondente nel tuo account Zoom. La maggior parte delle altre opzioni si riferiscono a dove visualizzare il collegamento Zoom. L'aggiunta del collegamento nelle e-mail RSVP garantisce che solo le persone registrate ricevano il collegamento.

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Tuttavia, questa non è una vera sincronizzazione a due vie. La modifica dell'ora dell'evento non si riflette nella riunione Zoom, ad esempio, lasciando la nuova ora senza un collegamento Zoom. La rimozione della riunione Zoom non rimuove il collegamento Zoom dall'evento, quindi le persone riceveranno un collegamento morto. È poco più di un comodo copia e incolla del collegamento.

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Il calendario degli eventi ha un buon supporto per i fusi orari. Puoi impostare i fusi orari per evento e visualizzare il fuso orario ai partecipanti. Tuttavia, devono ancora calcolare manualmente gli orari degli eventi in base al fuso orario locale.

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Calendario degli eventi moderni

Modern Events Calendar è un altro dei migliori plugin freemium. Si concentra sulla prenotazione di eventi online facili da trovare dai motori di ricerca.

plug-in del calendario degli eventi moderni

Google ha rilasciato un file nuovo schema per eventi online e spostati online che indirizzerà i visitatori a un collegamento. Se fai molto affidamento sulla SEO per trovare partecipanti ai tuoi eventi, questo è un aggiornamento prezioso.

Calendario degli eventi moderni

Consente inoltre di visualizzare gli eventi nell'ora locale dei visitatori del tuo sito web. Questo è esattamente ciò che i partecipanti online devono vedere. Tuttavia, questo non è l'approccio giusto per gli eventi faccia a faccia. Un newyorkese in visita a Seattle si presenterà al nostro concerto dalle 20:23 alle XNUMX:XNUMX, perché è l'ora del loro calendario.

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Bookly

Bookly è un altro plug-in per la gestione degli eventi di WordPress adatto per il caso d'uso specifico di persone che prenotano appuntamenti con fornitori di servizi. Questo tipo di flusso di lavoro non è adatto a un plug-in di calendario standard, quindi è bello e delizioso vedere anche questo modello ricevere una certa attenzione.

Prenotazione appuntamento prenotabile e pianificazione del plugin WordPress

Tutti i plugin che offrono l'integrazione di Zoom richiedono la connessione a un'applicazione Zoom creata da Zoom Marketplace. A seconda del tipo di integrazione richiesta dal plug-in, la creazione dell'app fornirà una o due chiavi che devono essere copiate nelle impostazioni del plug-in Bookly.

Bookly

Successivamente Bookly fornisce un token per inserire il collegamento Zoom in qualsiasi vista costume creata. Ciò consente la massima flessibilità per la privacy. Il collegamento può essere visualizzato dopo che il visitatore ha pubblicato un appuntamento o inviato un'e-mail di conferma.

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Quando il fornitore di servizi visualizza gli appuntamenti, dispone di un pulsante per avviare la sessione Zoom nella dashboard, il che semplifica il flusso di lavoro.

Bookly

Sfortunatamente, come il plugin WordPress per il calendario degli eventi, L'integrazione di Bookly con Zoom non è una strada a doppio senso. Le modifiche apportate da Zoom o Bookly possono causare riunioni interrotte.

Bookly non supporta i fusi orari. Inoltre, non avvisa i visitatori quando visualizzano il programma da un fuso orario diverso da quello del fornitore di servizi. Questo può facilmente portare a appuntamenti persi a causa di errori di pianificazione.

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Quale plugin è giusto per me?

Se hai già investito nell'ecosistema plug-in Il calendario degli eventi, la gestione degli eventi virtuali è un degno aggiornamento. L'integrazione dello zoom automatizza la creazione degli URL delle riunioni e i suoi fusi orari flessibili facilitano i partecipanti lontani.

Se ti affidi principalmente ai motori di ricerca per la scoperta degli eventi, Modern Event Calendar ha la migliore integrazione SEO per informare i tuoi partecipanti che gli eventi sono stati spostati.

Tra i plugin che hanno come target gli appuntamenti del servizio di prenotazione, Bookly è in testa al pacchetto con un flusso di lavoro end-to-end senza interruzioni per eventi online nel tuo fuso orario locale.

Se vuoi offrire la migliore esperienza ai partecipanti, agli host e agli organizzatori di eventi online e ibridi, EventAgent.ai è la strada da percorrere. I suoi strumenti di promozione automatica integrati sono un ulteriore vantaggio.

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Mentre il mondo si apre lentamente agli incontri faccia a faccia, possiamo trovarci in un lungo periodo di eventi online e ibridi. Molte organizzazioni hanno acquisito nuovi clienti, espandendo la loro portata oltre le comunità locali.

Perdere questi nuovi clienti quando tornano ai servizi faccia a faccia è un'opzione che molti vogliono evitare, il che richiede una strategia a lungo termine. I plugin in questo articolo costituiscono una parte essenziale di questa strategia.

Risorse raccomandate

Scopri altre risorse consigliate per aiutarti a costruire e gestire il tuo sito web.

Conclusione

Ecco ! Questo è tutto per questo articolo che ti permette di capire perché e come organizzare eventi virtuali su WordPress. Se si dispone di commentaires o suggerimenti, non esitate a offrirli.

Tuttavia, puoi anche consultare le nostre risorse, se hai bisogno di più elementi per realizzare i tuoi progetti di creazione di siti Internet, consultando la nostra guida su Creazione di blog WordPress o quello acceso Divi: il miglior tema WordPress di tutti i tempi.

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